Elektronik Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. GİRİŞ

1.1. Amaç ve Kapsam

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Smartneckıe Elektronik Yazılım Hayvan Medikali Org. San. Tic. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“KVK Politikası”), Smartneckıe Elektronik Yazılım Hayvan Medikali Org. San. Tic. Ltd. Şti. ’nin (“Şirket” veya “Smartneckıe Elektronik”) Kanun’a uyumluluğunun sağlanması ve Smartneckıe Elektronik Yazılım Hayvan Medikali Org. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesi amaçlarıyla hazırlanıp yürürlüğe konmuştur.

İşbu KVK Politikası, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Smartneckıe Elektronik tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede KVK Politikası, Şirket tarafından Smartneckıe Elektronik çalışanları dışındaki kişilere yönelik olarak gerçekleştirilen Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini ve Smartneckıe Elektronik tarafından kişisel verisi işlenen tüm kişisel verilerin sahiplerini kapsamaktadır. Smartneckıe Elektronik çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, Smartneckıe Elektronik Yazılım Hayvan Medikali Org. San. Tic. Ltd. Şti. Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.

1.2. Yürürlük ve Değişiklik

İşbu KVK Politikası Smartneckıe Elektronik tarafından onaylanıp yürürlüğe girdiği tarihten itibaren geçerlidir. Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak KVK Politikası’nda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu KVK Politikası’nda yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde, yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

2. ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1. Veri Sahipleri

KVK Politikası kapsamındaki veri sahipleri, Smartneckıe Elektronik tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Smartneckıe Elektronik çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ / AÇIKLAMA

Uygulama Kullanıcıları / Smartneckıe Elektronik tarafından yayımlanan mobil uygulamaya giriş yapan kullanıcıları ifade etmektedir.

Çalışan Adayı / Şirket’e veya Şirket’in destek sağladığı Kuruluşlara iş başvurusunda bulunmuş olan gerçek kişileri ifade etmektedir.

Şirket Yetkilisi / Şirket’in yönetim kurulu üyesi ve yetkili diğer gerçek kişileri ifade etmektedir.

İş Birliği İçerisinde Olduğu Kurum/Şirket Çalışanları, Hissedarları veya Yetkilileri / Şirket’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (örneğin tedarikçi, iş/çözüm ortağı, alt işveren bayi ve benzeri gibi) çalışan, bu kurumların hissedarları veya yetkilileri olan gerçek kişileri ifade etmektedir.

Üçüncü Kişiler / Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile Şirket çalışanları hariç Şirket’in kişisel veri işleme faaliyetlerine konu olan diğer gerçek kişileri ifade etmektedir.

2.2. Kişisel Veri İşleme Amaçları

Smartneckıe Elektronik tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

ANA AMAÇLAR / ALT AMAÇLAR

Mobil uygulama kullanıcılarının mobil uygulama üzerinden iletişiminin sağlanması. / Mobil uygulamanın amacına ilişkin işlemlerin yerine getirilmesi sırasında elden edilen bilgi ve belgeler

İnsan Kaynakları operasyon ve faaliyetlerin kurgulanması ve icrası ve geliştirilmesi / 1. Personel temin süreçlerinin yürütülmesi 2. Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi

Şirketin ve Şirket ile iş ilişkisinde olanların hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini / 1. Hukuk işlerinin takibi 2. Şirket faaliyetlerinin Şirket politika ve prosedürleri ile ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla gerekli operasyonların yürütülmesi 3. Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi 4. Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi 5. Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası 6. Denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası 7. İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi 8. Yerleşke ve tesislerin güvenliğinin sağlanması

Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve yürütülmesi / 1. İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi 2. Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi 3. Talep ve şikayetlerin takibi ve sonuçlandırılması

Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası / Şirket faaliyetlerinin yasal düzenlemelere uygun olarak yürütülmesinin temini maksadıyla denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

Şirket faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmaların yapılması ve iş süreçlerinin yürütülmesi / 1. Etkinlik yönetimi 2. İş faaliyetlerinin yürütülmesi 3. Kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi 4. Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi 5. Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi 6. Finans ve muhasebe işlerinin takibi

2.3. Kişisel Veri Kategorileri

Smartneckıe Elektronik tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU / AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi / Ehliyet, nüfus cüzdanı, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler

İletişim Bilgisi / Telefon numarası, adres, e-posta gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasını sağlayan bilgiler

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi / Kamera kayıtları, araç bilgisi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar gibi fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler

Finansal Bilgi / Şirket’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, borç/alacak bilgisi gibi bilgiler

Çalışan Adayı Bilgisi / Şirket çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği Şirket’in insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi / Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası, tedarikçi/iş ortağı ile ticari ilişkilerin hukuki zemine oturtulması ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirket’imizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler

İşlem Bilgisi / Şirket’in yürütmüş olduğu faaliyetler çerçevesinde sunulan hizmetlerle ilgili veya Şirketin veya kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla işlenen paylaşım yapılan belgeler, telefon kayıtları, üyelik bilgisi, cookie kayıtları gibi veriler

Görsel İşitsel Bilgi / Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç) ve ses kayıtlar

Araç Bilgisi / Veri sahibi ile ilişkilendirilen araçlar ile ilgili bilgiler (örneğin plaka bilgisi)

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi / Şirket’e yöneltilmiş olan her türlü talep, şikâyet veya önerinin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

Denetim teftiş Bilgisi / Şirket’in kanuni yükümlülükleri ve Şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler

Özel Nitelikli Veri / Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

3.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Smartneckıe Elektronik tarafından kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi
• Kişisel verilerin doğru ve güncel olması
• Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi
• Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması
• Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması

3.2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanun’un 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler sınırlı sayıda belirtilmiştir. Smartneckıe Elektronik, KVK Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirleri alarak ilgili şartlar kapsamında işlemektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Smartneckıe Elektronik Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması halinde yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarım yapabilmektedir.

5. VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanun’un 10. ve 11. maddeleri kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ve veri sahibi hakları doğrultusunda başvurular https://www.smartneckie.com/ adresindeki form üzerinden iletilebilir.

Başvuru e-posta adresi: info@smartneckie.com

6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

Kişisel veriler mevzuatta öngörülen süre boyunca, süre öngörülmemişse işleme amacı için gerekli makul süre kadar saklanır.